Оперативный учет с точки зрения пользователя


Механизм оперативного учета применяется в типовых конфигурациях 1С:Предприятия для организации специализированного торгового и производственного учета. Например, в "Комплексной конфигурации" и конфигурации "Торговля+Склад" с его помощью ведется учет товаров  и взаиморасчетов с контрагентами. В конфигурации "Производство+Услуги+Бухгалтерия" механизм оперативного учета применяется для учета МПЗ, производственных затрат и также расчетов с контрагентами.

Заметим, что в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии оперативный учет не используется, так как она не имеет определенной специализации и поддерживает все разделы учета с помощью исключительно бухгалтерских проводок. Типовая конфигурация "Зарплата+Кадры" также не использует механизм оперативного учета.

В основном механизм оперативного учета является внутренним средством конкретной конфигурации 1С:Предприятия и конечный пользователь (бухгалтер, менеджер, продавец) с ним в процессе работы почти не сталкивается. Тем не менее, в этом разделе мы приведем некоторое описание назначения механизма оперативного учета, которое будет полезно начинающим пользователям для понимания назначения данного механизма, а также тех его особенностей, с которыми им приходится сталкиваться.

Механизм оперативного учета применяется в конфигурациях 1С:Предприятия в тех случаях, когда необходимо организовать учет наличия и движения материальных или денежных средств в различных разрезах в "реальном времени". Под "реальным временем" понимается отражение в системе хозяйственных операций непосредственно в момент их возникновения. Например, конфигурация "Торговля+Склад" ориентирована на то, что расходные накладные не вводятся в компьютер из пачки документов, а заполняются непосредственно в программе  в процессе продажи товара клиенту. При этом программа оперативно проверяет наличие товара на складе, учитывает возможное резервирование товаров, проверяет состояние взаиморасчетов с клиентом и т.д.  Обычно в таких конфигурациях ведется достаточно детальный учет наличия и движения средств. Например, партионный учет товаров позволяет получить информацию о числящихся в учете товарах в разрезе самой номенклатуры, приходных накладных, юридических лиц (от лица которых ведется торговая деятельность) и т.д.

Для поддержания такого рода информации в оперативном учете используется механизм регистров. Регистры оперативного учета не могут редактироваться пользователем так как, например, бухгалтерские операции и используются системой как внутренняя учетная информация. По своей сути регистры напоминают бухгалтерские проводки, состоящие из одной корреспонденции (дебетовой или кредитовой). Запись информации в регистры выполняется документами в процессе проведения. На основании накопленной в регистрах информации система строит разнообразные отчеты и контролирует правильность проведения документов. Так, например, расходная накладная при списании себестоимости товара анализирует записанные предыдущими приходными и расходными накладными данные регистра, для того, чтобы определить сумму списания.

Обычно в конфигурации используется несколько регистров для различных видов учета. Сами движения регистров, записанные при проведении документа, можно посмотреть из формы документа или из формы журнала документов, выбрав пункт "Движения документа" из колонки "Действия" главного меню программы. Однако для того, чтобы понять, как документ отразил в учете хозяйственную операцию, лучше воспользоваться специализированным отчетом о движениях документа, предусмотренным в типовых конфигурациях. Например, этот отчет может вызываться с помощью кнопки "Движ." в форме документа. Таким образом, собственно с регистрами пользователю сталкиваться практически не приходится.

Другой особенностью, которой обладают конфигурации использующие механизм оперативного учета, является понятие "Точка актуальности". В отличие от регистров пользователю приходится сталкиваться с этим понятием в процессе работы. Фактически точка актуальности ("ТА") представляет собой момент в хронологическом порядке документов, соответствующий реальному времени. То есть все документы, находящиеся до точки актуальности включительно считаются уже произошедшими хозяйственными операциями, а все документы после ТА - содержат данные о не произошедших еще с точки зрения системы операциях. Точка актуальности позволяет системе определить текущее наличие средств, соответствующее, например, реальному наличию товаров на складах или текущей задолженности контрагентов. Положение ТА обычно отмечается в журнале документов особой пиктограммой ("подчеркнутой галочкой") а также выводится в статус-строке в нижней части главного окна программы.

Однако заметим, что в большинстве случаев при вводе документов и получении отчетов понятие  точки актуальности практически никак не сказывается на работе пользователя. Рекомендации и разъяснения по тем ситуациям, в которых пользователь сталкивается с этим понятием, приведены в разделе данной рубрики.